Rechnung schreiben als DJ: Pflichtangaben, Umsatzsteuer, Vorlage

Warum das kein Formalkram ist

Eine fehlerhafte Rechnung kostet zweimal: Der Veranstalter kann die Vorsteuer nicht ziehen und schiebt die Zahlung, bis eine korrigierte Fassung vorliegt. Und bei einer Prüfung fällt es auf dich zurück.

Die gute Nachricht: Es sind wenige, klar definierte Angaben — und wer sie einmal in einer Vorlage hat, denkt nie wieder darüber nach.

Die Pflichtangaben

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Auftraggeber
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung — was genau wurde erbracht
• Leistungszeitpunkt beziehungsweise Zeitraum des Auftritts
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, aufgeschlüsselt
• Gegebenenfalls Hinweise auf vereinbarte Minderungen

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind die Anforderungen reduziert. Für eine Gage ist das selten der Fall.

Als Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und ergänzt stattdessen einen Hinweis, etwa: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Der teuerste Anfängerfehler an dieser Stelle: trotzdem Umsatzsteuer ausweisen, weil die Vorlage aus dem Internet sie enthielt. Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt — auch als Kleinunternehmer, der sie gar nicht erheben durfte.

Die Leistungsbeschreibung

Hier wird häufig zu knapp formuliert. DJ-Auftritt allein ist dünn. Besser ist eine Beschreibung, die den Vorgang eindeutig identifizierbar macht:

DJ-Set am 12.09.2026, 22:00 bis 03:00 Uhr, Veranstaltung Sommerfest, Veranstaltungsort Musterhalle Düsseldorf.

Das hilft nicht nur dem Finanzamt, sondern auch der Buchhaltung des Veranstalters — und beschleunigt die Zahlung.

Zusatzposten sauber trennen

Fahrtkosten, Technikmiete, Aufbauzeit oder Übernachtung gehören als eigene Positionen auf die Rechnung, nicht in eine Pauschale hineingerechnet. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit und erspart Rückfragen.

Ebenso gehört die vereinbarte Zahlungsfrist aufs Papier. Ohne Angabe gilt die gesetzliche Regelung, und die ist meist großzügiger, als dir lieb ist. Vierzehn Tage sind branchenüblich.

Wann die Rechnung rausgeht

Gesetzlich gilt bei Leistungen an Unternehmen eine Frist von sechs Monaten. Praktisch ist das irrelevant: Wer am Tag nach dem Auftritt stellt, wird im Schnitt deutlich früher bezahlt als jemand, der am Monatsende sammelt.

Bei privaten Kunden — Hochzeiten, Geburtstage — ist eine Anzahlung von zwanzig bis fünfzig Prozent bei Buchung üblich und schützt beide Seiten. Was sonst in einen Auftrittsvertrag gehört, steht in DJ-Vertrag und Rider.

Aufbewahrung

Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, und zwar über Jahre. Ein Ordner pro Jahr, digital und gesichert, reicht völlig — solange die Dateien unveränderbar abgelegt und nicht nur im Mailpostfach verstreut sind.

Dieser Artikel ordnet ein und ersetzt keine Steuerberatung.